Personel Özlük Dosyası Bulundurma Zorunluluğu
Personel Özlük Dosyası Bulundurma Zorunluluğu
Hepimizin bildiği gibi 6 Ekim 2003 tarihinde yürürlüğe giren 4857 Sayılı İş Kanunu'nun 75. maddesi gereğince çalışanın özlük dosyaları tüm işyerlerinde zorunlu olarak kullanılmıştır. Bir çalışanın şahsi dosyası, işverenin saklamak zorunda olduğu tüm bilgi ve belgeleri içeren bir dosyadır.Bu bilgi ve belgeler, işyerinin faaliyetleri ne olursa olsun, işyerinde çalışan tüm kişiler için ayrı ayrı düzenlenir.
İşçinin kişisel dosyasında yer alması gereken en temel bilgi ve belgeler; iş başvuru formu, iş sözleşmesi, iş tanımı, kimlik kartı örneği ve pasaport fotoğrafı, ikamet izni, adli sicil, İSG eğitim belgeleri, mesleki eğitim belgeleri, sağlık raporları, Diploma kopyaları, Deneme değerlendirme formu, uyarı mektubu, toplantı tutanağı ve disiplin kurulu kararı gibi belgeleri içerebilecek diğer belgeler.
İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, gelişimlerinin, eğitimlerinin, bu kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır.
Üçüncüsü, 4857 sayılı Kanunun 104. Maddesi, kişisel dosyalar saklanmadan verilecek idari para cezalarını açıklamaktadır. 2021 yılında İl Çalışma ve İstihdam Bürosu 3.064,00 TL idari para cezası belirledi. [1] Kişisel dosyası olmayan her işçi için bu idari para cezası ayrı ayrı düzenlenecektir.
Öte yandan çalışanların takibi açısından çalışanların kişisel dosyaları da oldukça önemlidir. Çalışan kayıtlarının belirlenmesi, ücretleri etkin bir şekilde tahsis edecek ve belirleyecektir. İşveren kişisel dosyalarını düzgün bir şekilde tutmazsa ve her dosya düzgün bir şekilde saklanmazsa, çalışanın davası işverenin davayı kaybetmesine neden olabilir.
Kanunda, genel beyanlar da dahil olmak üzere çalışanların kişisel dosyalarının şekline ilişkin net hükümler yoktur. Ancak yasal gereklilikler ve personel departmanının işleyişi göz önünde bulundurularak yukarıda belirtilen belgelerde aşağıdaki asgari belge ve kayıtların tutulması uygundur.
İşe girişte personelden temin edilmesi gereken evraklar:
Nüfus cüzdanı fotokopisi
Nüfus kayıt örneği
İkametgâh belgesi
Diploma fotokopisi
Sağlık raporu
Kan grubu kartı
Adli sicil kaydı
2 adet resim
Aile durumunu bildirir belge
Askerlik durumunu gösteren belge
İş Sözleşmesi / Hizmet Sözleşmesi
SGK işe giriş bildirgesi
İşçinin özelliklerine göre özlük dosyasında bulunması gereken evraklar:
Teşvikten faydalanılıyorsa bunu gösteren belgeler
Personel engelli ise Sakatlık Raporu fotokopisi ya da aslı
Sakatlık indiriminden faydalanan işçi için Gelir İdaresi Başkanlığı’ndan alınmış indirim yazısı
Eski Hükümlü, terör mağduru veya engelli işçinin İŞKUR müracaat kayıt evrakı
İşçi 18 yaşından küçükse ebeveyninin muvafakatnamesi
Yabancı işçiler için çalışma izni kartı fotokopisi ya da izin belgesi
İşin niteliğine göre özlük dosyasında bulunması gereken evraklar:
Fazla mesai için işçinin onay verdiğini gösteren imzalı belge
Teslim edilen araç gereçler var ise bunların zimmet belgesi
İşin niteliğine uygun muayene raporları
Periyodik sağlık kontrolü gerektiren işler için sağlık raporları
Ağır ve tehlikeli işlerde çalıştırılan personellerin bilgilerinin olduğu liste
Şoför işçi için ehliyet fotokopisi
İşçinin değişen vardiyalarla çalışması halinde haftalık çalışma saatlerini gösteren posta çizelgesi
İşe devam eden personelin bu süreçte özlük dosyalarına eklenmesi gereken evraklar:
Yıllık izin, ücretsiz izin, mazeret izni ve benzeri izin belgeleri,
Doğum izni, çalışabilir/çalışamaz raporları, emzirme izni dilekçeleri
İşçi hakkında tutulan tutanak, olay tespit formları, işçiden istenen savunma talep yazısı, işçinin savunması, işçiye verilen uyarılar,
İstirahat ve iş göremezlik raporları
İmzalı bordrolar/ücret pusulaları
Ücret kesme cezası varsa nedenini gösteren belgeler
Maaş zammı, unvan değişikliği veya sosyal haklarında oluşan değişiklikleri bildiren yazılar, terfi ve nakil bildirimleri, görevlendirme yazıları,
Performans değerlendirme formları
İşçilerin, iş sağlığı ve güvenliği konusunda mesleki riskleri, alınması gerekli tedbirler ve yasal hak ve sorumluluklar konusunda bilgilendirme belgeleri
İş kazası tutanağı
Geçici olarak bir başka işyerine devredilecek işçinin rızasını gösteren belge
İşçi hakkında yapılan tüm resmî yazışmalar
İşten çıkışta özlük dosyasına eklenmesi gereken evraklar:
SGK işten ayrılış bildirgesi
İbraname
Çalışma belgesi/hizmet belgesi
Fesih bildirimi
İstifa dilekçesi
Kıdem ve ihbar tazminatı bordroları
Haklı fesih varsa bu durumu kanıtlayan belgeler
İşçiye noterle yapılan bildirimler
İhbarname